مدیریت کارها و ابزارهایی که برای تسهیل این روش مدیریتی کاربرد دارند

مدیریت کارها چه معنایی دارد؟
یکی از بخش‌های بسیار مهم در مدیریت پروژه، مدیریت کارها یا وظائف است. در این بخش، هر پروژه به واحدهای کوچکی به نام تسک یا کار تقسیم می‌شود. گاهی اوقات نیز می‌توان هر مرحله از پروژه را در قالب یک کار در نظر گرفت. تمرین نظارت بر کارها در پروژه از ابتدا تا انتها با نام مدیریت کارها شناخته می‌شود. برای این کار شما باید بتوانید وظائف را به خوبی تعریف کنید، آن‌ها را بین اعضای تیم توزیع کنید و از ابزارها و روش‌های مناسب برای پیگیری وظائف بهره بگیرید. در این مطلب از میزیتو با روش مدیریت کارها و مزایای آن آشنا می‌شویم.
 

اهمیت مدیریت کارها برای کسب‌وکار
جریان کار مناسب در سازمان نیازمند مدیریت وظائف موثر است. در طول چرخه حیات یک پروژه، پروژه‌ها مدام با تغییراتی مواجه می‌شوند، کارها کم یا زیاد می‌شوند و وظائف جدید تخصیص داده می‌شوند. بنابراین اگر تسک‌ها را به‌درستی مدیریت نکنید، اعضای تیم دچار سردرگمی می‌شوند. از سوی دیگر اولویت‌بندی یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در مدیریت وظائف است؛ سیستمی که امکان اولویت‌بندی کارها و مدیریت کارهای روزانه را فراهم می‌کند و ساختاری را برای اجرای کار موثر به ارمغان می‌آورد. همچنین با این متد مدیریتی، برنامه‌ریزی پروژه، اجرا و گزارش‌دهی روزانه نیز آسان می‌شود.

تفاوت متدها و متدولوژی‌های مدیریت کار
متدولوژی‌های مدیریت وظائف، تئوری‌هایی هستند که در آن‌ها چگونگی انجام کار بر اساس مجموعه‌ای از اصول تعریف شده‌اند. در مقابل، متدها یا روش‌های مدیریت وظیفه، چارچوب‌هایی برای نحوه مدیریت کارهای روزمره، با پیروی از اصول متدولوژی‌های مدیریت وظیفه هستند.

متدولوژی‌های مدیریت کارها
از مشهورترین متدولوژی‌های مدیریت وظائف می‌توان به متدولوژی چابک یا اجایل و متدولوژی آبشار اشاره کرد. متدولوژی آبشار، یک تئوری مبتنی‌بر مدیریت از آغاز تا پایان پروژه است. این متدولوژی برای پروژه‌هایی مناسب است که زمان شروع و پایان دقیقی دارند. متدولوژی چابک نیز بر اساس "طرح در عین حرکت" عمل می‌کند. این متدولوژی مناسب پروژه‌هایی است که به‌طور مداوم در حال تغییر از نظر زمان، منابع و کارها هستند.
 
متدهای مدیریت کارها
اکثر متدهای مدیریت وظائف، زیرگروه‌های متدولوژی چابک هستند که از مشهورترین آن‌ها می‌توان از اسکرام و کانبان نام برد. در متد کانبان، مدیریت وظائف بر اساس اصول متدولوژی چابک انجام می‌شود. در این روش با استفاده از کارت‌ها و تابلوهای کانبان، یک نمای بصری از تسک‌ها در محدوده زمانی پروژه ایجاد می‌شود. این متد باعث می‌شود شما در هر زمان بدانید، چه تسک‌هایی انجام شده‌اند، چه تسک‌هایی باید سریع‌تر انجام شوند و میزان پیشرفت کار چقدر است.
متد مدیریت وظائف اسکرام نیز بر اساس اصول متدولوژی چابک کار می‌کند. در این متد، اعضای گروه، کارها را در بازه‌های زمانی کوتاهی با نام اسپرینت انجام می‌دهند و مدیریت تسک‌ها در این محدوده انجام می‌شود. در عین حال این متد حالت چرخه‌ای برای بهبود مداوم دارد. این یعنی بعد از هر اسپرینت، بازخوردها و نتایج را جمع‌آوری و میزان پیشرفت را بررسی می‌کنید؛ سپس کارهای بعدی تعیین و اولویت‌بندی می‌شوند و کارها بر اساس آنچه از اسپرینت قبلی آموخته‌اید، سامان می‌گیرند.

از متد مدیریت ناب (Lean Management) نیز می‌توان برای مدیریت وظائف استفاده کرد. این روش بر اساس متدولوژی آبشار شکل گرفته است. این متد بر افزایش بهره‌وری بر اساس محدودیت‌های پروژه تمرکز دارد. برای مثال حذف کارهای غیر ضروری یکی از نکات مهم در این متد است. به‌عبارت دیگر متد مدیریت ناب بر تکمیل همه کارها در پروژه از ابتدا تا انتها با استفاده از حداقل منابع ممکن، از جمله مواد خام و منابع انسانی تمرکز دارد.

پلتفرم مدیریت کارها چیست و استفاده از آن چه مزایایی دارد؟
پلتفرم مدیریت وظائف یک سیستم کاربردی است که می‌توان از آن برای سازماندهی سریع‌تر کارها در محدوده پروژه، تعریف کارها، توزیع کارها، اولویت‌بندی کارها، نشان‌ دادن وابستگی کارها و ... استفاده کرد. بنابراین شما دیگر گرفتار تابلوهای فیزیکی مدیریت کار و اسناد کاغذی نخواهید بود.
 
برخی از مزایای استفاده از این ابزارها را با هم مرور می‌کنیم:
•    آگاهی اعضای تیم از وظائفی که باید انجام دهد
•    آگاهی اعضای تیم از تغییرات در وظائف در همان لحظه قطعی شدن تصمیمات مدیریتی
•    آگاهی مدیران و اعضای تیم از کارهای انجام شده و میزان پیشرفت در هر کار
•    ایجاد نمایی از کل پروژه بر اساس کارها و مراحل پروژه
•    تعیین زمان در نظر گرفته شده برای هر کار
•    اولویت‌بندی تمام کارها و امکان تغییر اولویت‌ها
•    ایجاد هشدارهای زمان‌بندی شده در زمان نزدیک شدن به مهلت انجام هر کار

پلتفرم‌های مشهور مدیریت وظائف
برای مدیریت کارها برنامه ها و پلتفرم‌های فراوانی در دنیا توسعه‌ یافته‌اند که از انواع نرم‌افزارهای اختصاصی، پلتفرم‌های ابری و پلتفرم‌های متن باز هستند. نرم افزار مدیریت کارها همچنین دارای ابزارهای متعددی برای واگذاری کارها به اعضای تیم، تعیین مهلت انجام کارها، تنظیم برنامه‌های کاری و پیگیری پیشرفت است. از این پلتفرم‌ها برای مدیریت وظائف شخصی نیز می‌توان استفاده کرد. البته از معایب پلتفرم‌های خارجی می‌توان به هزینه بالا در پلن‌ها برای کسب‌وکارهای ایرانی، عدم پشتیبانی از زبان فارسی و نیز مشکلات مربوط به تحریم کاربران ایرانی در برخی از این پلتفرم‌ها اشاره کرد.
 
در ادامه با برخی از این پلتفرم‌ها آشنا می‌شویم:

• پلتفرم ClickUp
• نرم‌افزار  ProofHub
• نرم‌افزار Todoist
• نرم‌افزار Any.do
• پلتفرم Chanty
• نرم‌افزار HubSpot Task Management
• نرم‌افزار Taskque
• نرم‌افزار میزیتو

مدیریت بهینه کارها را با میزیتو تجربه کنید
میزیتو یک نرم افزار برای مدیریت پروژه، مدیریت کارها در پروژه و مدیریت کارهای روزانه و شخصی است. این پلتفرم همچنین یک ابزار عالی برای دورکاری به‌شمار می‌آید. بنابراین اگر به پلتفرمی برای توزیع وظائف به اعضای داخلی سازمان و اعضای دورکار نیاز دارید، میزیتو بهترین انتخاب است. شما می‌توانید تمام داده‌های لازم را در فضای ابری اختصاص داده شده به شما ذخیره‌سازی و مدیریت کنید. برای بهره‌مندی از تمامی مزایا و ابزارهای متعدد میزیتو کافی است در سایت میزیتو ثبت نام کنید.

سوالات متداول
نرم‌افزارهای مدیریت کارها چه انواعی دارند؟
از انواع آن‌ها می‌توان به ابزارهای To-do List، ابزار Board، تقویم‌های مدیریت کار و سیستم مدیریت کارها اشاره کرد.
مدیریت کار چه تکنیک‌هایی دارد؟
از این تکنیک‌ها می‌توان به کاهش تعداد تسک‌ها، از بین بردن مواردی که باعث کاهش تمرکز و افزایش حواس‌پرتی می‌شوند، انجام یک کار در یک زمان و پیشگیری از انجام چند کار در یک زمان اشاره کرد.